Il servizio prevede la gestione attività di portierato mediante personale fiduciario, con riferimento agli immobili inseriti in OF/OAF e si articola in:

• P1: portierato;
• P2: portierato mediante operatori con competenze multiple: minimo linguistiche, informatiche, primo soccorso e antincendio;

L’Ente contraente può aderire per una o per entrambe le articolazioni P1, P2, essendo a ciascuna attribuiti prezzi unitari a canone differenziati.

Per ciascuna articolazione del portierato, da eseguirsi nel rispetto del presente capitolato e di quanto offerto in fase di offerta tecnica, il canone è comprensivo di quanto segue:

a) condivisione con l’Ente contraente, firma e consegna del “Manuale procedurale” (MP), relativamente ai cui contenuti il Fornitore garantisce e l’Ente contraente verifica la corretta specifica formazione per gli operatori del servizio;

b) la destinazione al servizio di numero di operatori sufficiente a garantire i servizi previsti nel MP;

c) la comunicazione senza indugio di ogni eventuale evento anomalo all’Ente contraente nelle modalità definite nel MP;

d) l’aggiornamento costante del "Registro delle attività" e, nel caso, la compilazione del “Rapporto di evento anomalo” da caricare su sistema informativo, inviare mediante sistema informativo, email e/o altro mezzo di comunicazione da concordare con l'Ente contraente;

e) il servizio di tenuta chiavi degli immobili, siti, parchi, eventuali chiusure delle installazioni per eventi;

f) la messa a disposizione di un sistema informativo gestionale dotato della necessaria sicurezza informatica finalizzato alla gestione delle attività del servizio ed al caricamento di rapporti di intervento relativo a tutte le attività, con costituzione e gestione del relativo censimento;

g) l’adeguamento, condivisione e aggiornamento in continuo del Sistema informativo.

Il Fornitore offre un sistema informativo in grado di gestire nel dettaglio la programmazione/report del personale e dei servizi, in collegamento con un call center e che permette la gestione della reportistica, del MP e del censimento delle procedure.

Per i contenuti del Manuale Procedurale (MP) si veda l’art. 20.3.2 del capitolato tecnico prestazionale.

Figure del Fornitore:
Per personale destinato al servizio P1, oltre alla formazione base di cui al capitolato tecnico prestazionale, il Fornitore offre ulteriore formazione per un totale di 22 ore su temi come da offerta tecnica.
Il personale destinato al servizio P2, oltre alla formazione e informazione trasversale, da capitolato deve avere almeno le seguenti competenze multiple: conoscenza della lingua inglese livello “B2” certificata con riferimento al Quadro comune europeo di riferimento per la conoscenza delle lingue (QCER), conoscenze informatiche: ECDL Base; primo soccorso: Aziende di gruppo B; antincendio: livello 2. il Fornitore offre ulteriore formazione per un totale di 22 ore su temi come da offerta tecnica in analogia con il personale relativo al servizio P1 e altre 25 ore su temi specifici operativi.
Tutto il personale chiamato a erogare il servizio “P” Portierato è “Incaricato del trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento 2016/679”, e il Fornitore consegna, prima della presa in consegna, all’Ente contraente le relative nomine per tutto il personale. Il Fornitore eroga specifica formazione e istruzioni al personale con riferimento alla tutela della riservatezza su dati, fatti e circostanze di cui gli operatori vengono a conoscenza per ragioni di servizio e tale obbligo permane anche al termine del Contratto/Ordinativo di Fornitura. Il Fornitore invia all’Ente contraente prima della presa in consegna dichiarazione ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000 relativamente al presente adempimento in materia formativa con specifico dettaglio ai singoli operatori.

Corrispettivo per il servizio, rendicontazione, fatturazione

Il servizio è remunerato mediante un corrispettivo a canone, bimestrale, valutato come da art. 25 del capitolato e definito in sede di PDS.
Il Fornitore esplicita in PDS sia il canone bimestrale che quello annuale totali, nonché quelli per singolo obiettivo/sede (bimestrale ed annuale).
Le attività in extracanone sono remunerate nel rispetto dell’art.
Il pagamento dei corrispettivi è effettuato sulla base delle fatture emesse solo previa verifica della regolarità della prestazione da parte dell’Ente contraente, sulla base dei documenti di contabilità, in applicazione del DM n. 49/2018 e del D.Lgs. n. 50/2016.
L’ Ente Contraente ha facoltà di richiedere al Fornitore fatture separate relative all’erogazione del Servizio ai singoli immobili, per scopi di Bilancio dell’Ente medesimo o al fine di beneficiare di agevolazioni fiscali e/o in seguito a necessità di rimborsi.

Oneri della sicurezza

In DUVRI standard sono individuati i costi della sicurezza come segue:

• Per i lotti 4 e 6 “Servizi di portierato (P)”: quota fissa per ogni OF euro 150,00 fissi + 0,1% (da applicarsi ai prezzi a base d’asta).

Gli oneri della sicurezza, nel singolo OF/OAF, sono più dettagliatamente quantificati all’interno del DUVRI che verrà elaborato a partire dal “DUVRI standard” da parte dell’Ente contraente, e coerentemente remunerati al Fornitore, senza applicazione del ribasso d’asta.

Durata contratti attuativi - Ordinativi di fornitura (OF): 24 mesi.

Durata Ordinativi aggiuntivi di fornitura (OAF): il termine di scadenza coincide quello dell’OF di cui costituiscono contratti modificativi/integrativi.

Importo minimo degli OF: 5.000,00 euro – al netto dell’IVA (fatta salva la facoltà del Fornitore accettare richieste di ordinativi inferiori al suddetto minimo, in base alla capienza della convenzione).

Restano in capo agli Enti Contraenti, qualora ne ricorrano i presupposti, le modifiche in corso di esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 106, commi 1, lett. b), c), d), e), 2 e 12 del D.Lgs. n. 50/2016 come previsto dall'art. 4 del Disciplinare.

Non può essere affidata in subappalto l’integrale esecuzione del contratto. Ai sensi dell’art. 105, c. 1 del D. Lgs. 50/2016, la prevalente esecuzione del contratto – da verificarsi con riferimento al singolo ordinativo di fornitura – tanto per i servizi di vigilanza, quanto per quelli di portierato, è riservata all’affidatario, trattandosi di contratto ad alta intensità di manodopera.

Il Fornitore dichiara di riservarsi di subappaltare servizi di portierato ed ogni altra prestazione prevista dalla documentazione di gara, ad eccezione delle attività espressamente escluse dalla normativa di gara.
Si riporta stralcio del suddetto art. 9 del Disciplinare di gara: in ragione della necessità di coordinamento dei singoli ordinativi di fornitura e delle attività, non possono costituire oggetto di subappalto e devono, pertanto, essere eseguite a cura dell’aggiudicatario le seguenti attività:

a) rapporti con il Soggetto aggregatore e gli Enti contraenti, questi ultimi dalla Richiesta preliminare di fornitura alla scadenza degli OF e OAF;

b) organizzazione tecnica, programmazione, attività preventive e di coordinamento, controllo sull’esecuzione delle singole attività, di monitoraggio e di verifica previste dal capitolato e da offerta tecnica;

c) organizzazione tecnica e coordinamento delle attività autorizzatorie nel rispetto delle normative vigenti.

L'autorizzazione all'eventuale subappalto, essendo attinente alla fase esecutiva, è di competenza del singolo Ente contraente.

Chi può aderire: le Pubbliche Amministrazioni come definite dall’articolo 1, comma 2, D.Lgs. n. 165/2001, gli Enti non sanitari, i soggetti di cui all’articolo 2, comma 573, Legge n. 244/07 e i movimenti politici, ex articolo 24, comma 3, Legge n. 289/2002, aventi sede nelle province del territorio della Regione Emilia Romagna come accorpate nei lotti.

Come aderire: invio tramite pec della richiesta preliminare di fornitura (RPF) al fornitore (grupposerviziassociati@legalmail.it) e, per conoscenza, al Soggetto aggregatore (cm.bo@cert.cittametropolitana.bo.it) secondo il  modello di RPF  che si allega. Al solo Fornitore devono inoltre essere inoltre inviati i dati tecnici del servizio come da modello di RPF.

Iter di adesione:

• Nei 5 gg successivi al ricevimento della RPF il Soggetto aggregatore comunica al Fornitore e all'ente richiedente la legittimazione alla adesione;
• Il Fornitore, entro 10 giorni, comunica all’Ente in forma scritta, la correttezza e completezza della RPF e la possibilità di aderire o meno alla convenzione in relazione alla capienza del massimale (fatto salvo l'esito positivo del sopralluogo) proponendo una data per il sopralluogo, da iniziare congiuntamente al referente dell’Ente entro 15 giorni, salvo diversi accordi tra le parti;
• Il sopralluogo viene concluso entro 60 giorni dalla data di inizio dello stesso oppure entro il periodo più breve definito in contraddittorio, in relazione alla consistenza degli immobili di cui all’RPF;
• Nei 10 giorni successivi alla conclusione del sopralluogo il Fornitore predispone ed invia all’Ente il Piano dettagliato del servizio (PDS), modificabile su richiesta dell’Ente con procedura come da articolo 5.2 del capitolato;
• Entro 15 (quindici) giorni dal ricevimento del PDS l'Amministrazione potrà approvarlo mediante sottoscrizione per accettazione, senza richiedere modifiche ovvero richiedere eventuali motivate modifiche a mezzo del proprio referente. Il Fornitore, recepite le osservazioni, dovrà predisporre una nuova versione di PDS nei successivi 7 (sette) giorni, pena l'applicazione della penale di cui al successivo art. 14. Entro 10 (dieci) giorni dal ricevimento del PDS modificato l’Ente Contraente potrà approvarlo mediante sottoscrizione per accettazione, emettendo quindi OF, ovvero potrà formulare ulteriori osservazioni che comporteranno un'ulteriore e ultima versione del PDS, da redigere e consegnare entro e non oltre i successivi 5 (cinque) giorni per l'approvazione da parte dell'Ente nei successivi 30 (trenta) giorni (termine ultimo, pertanto, per la presentazione di tutte le versioni del PDS successive alla prima). Ove l’Ente Contraente, entro i termini sopraindicati, non dia riscontro, il PDS non si intenderà approvato e decadrà la priorità acquisita con la RPF;
• L’Ente, una volta accettato con comunicazione via pec il PDS, dispone con determina l'affidamento diretto al Fornitore in adesione alla convenzione, acquisendo un CIG derivato collegato al CIG padre acquisito dal Soggetto aggregatore e approvando il PDS;
• Successivamente l'Ente emette l'Ordinativo di Fornitura ovvero il contratto biennale o triennale che - controfirmato anche dal Fornitore - regola i rapporti tra loro, nel rispetto della convenzione che costituisce il contratto normativo.

All’OF è allegato obbligatoriamente il PDS ed i relativi allegati, compreso il DUVRI elaborato a partire dal DUVRI standard.
Incentivo per funzioni tecniche art. 113 del D.Lgs 50/2016 (gara bandita prima del 1/7/2023): in sede di emissione di OF/OAF, l’Ente dovrà corrispondere /accantonare una quota pari a un quarto dell'incentivo previsto dal comma 2 del citato articolo, in favore del Soggetto aggregatore, nel rispetto della normativa applicabile anche interna al singolo Ente contraente

L'art. 9 del D.L. 66/2014, convertito con modificazioni in Legge n. 89/2014, recante "Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale", al fine della razionalizzazione della spesa pubblica mediante l’aggregazione dei fabbisogni, prevede:

• l’istituzione, nell’ambito dell’anagrafe unica delle stazioni appaltanti operante presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione, di un elenco dei Soggetti Aggregatori nel quale è iscritta anche la Città Metropolitana di Bologna (cfr. da ultimo Anac n. 643 del 22/09/2021);
• l’individuazione con DPCM delle categorie di beni e di servizi, nonché delle soglie al superamento delle quali gli enti pubblici ricorrono a Consip S.p.A. o agli altri soggetti aggregatori per lo svolgimento delle relative procedure.

L'art. 1, comma 499, L. n. 208/2015 prevede che “i Soggetti Aggregatori … possono stipulare per gli ambiti territoriali di competenza, le convenzioni di cui all'art. 26, comma 1, della legge 23 dicembre 1999, n. 488 e s.m.i. L'ambito territoriale di competenza dei soggetti di cui al presente comma coincide con la Regione di riferimento esclusivamente per le categorie merceologiche e le soglie individuate con il DPCM”.

Da ultimo con DPCM dell’11/07/2018 sono stati individuati gli ambiti di operatività dei Soggetti Aggregatori corrispondenti a 25 categorie merceologiche di beni e servizi ivi indicate, nonché le relative soglie al superamento delle quali ricorre l'obbligo per le amministrazioni statali centrali e periferiche, le regioni, gli enti regionali, gli enti locali, gli enti del servizio sanitario regionale di rivolgersi a Consip S.p.A. o ai Soggetti Aggregatori.

Le categorie merceologiche di spesa comune che la Città metropolitana di Bologna può coprire sono:

• 15 Vigilanza armata;
• 16 Facility management immobili;
• 17 Pulizia immobili;
• 18 Guardiania;
• 19 Manutenzione immobili e impianti;
• 25 Manutenzione strade – servizi e forniture.

Le Pubbliche Amministrazioni come definite dall’articolo 1, comma 2, D.Lgs. n. 165/2001, gli Enti non sanitari, i soggetti di cui all’articolo 2, comma 573, Legge n. 244/07 e i movimenti politici, ex articolo 24, comma 3, Legge n. 289/2002, aventi sede nelle province del territorio della Regione Emilia Romagna.

Il documento con cui l’Ente contraente manifesta e formalizza il proprio interesse ad aderire alla Convenzione, senza tuttavia che si costituisca un vincolo ad emettere alcun contratto attuativo (Ordinativo di Fornitura - OF). La data di trasmissione delle RPF determina l’ordine di priorità per l’erosione del massimale e la comunicazione di risposta del Fornitore certifica la possibilità di aderire alla convenzione in relazione alla capienza stessa, con riferimento agli elementi forniti dall’Ente contraente in RPF.

Il documento redatto dal Fornitore che esplicita la definizione puntuale tecnico, economica, quantitativa e qualitativa dei Servizi richiesti dall’Ente contraente, allegato obbligatorio all’Ordinativo di Fornitura (OF).

L’OF è il contratto attuativo che regola il rapporto contrattuale tra l’Ente Contraente e il Fornitore per la prestazione dei servizi ivi indicati, nel rispetto delle modalità e delle specifiche contenute nel Capitolato e nella propria Offerta Tecnica, nonché alle condizioni economiche di aggiudicazione: vi è allegato obbligatoriamente il PDS comprensivo dei relativi allegati, nonché il DUVRI elaborato a partire dal DUVRI STANDARD di gara.

L’OAF è l’eventuale contratto integrativo/modificativo dell’OF, su richiesta dell’Ente Contraente, per far fronte alla necessità di affidare servizi in extra-canone o per modifica della consistenza dell’OF, secondo la disciplina e con le restrizioni previste nel capitolato.

Il DUVRI è elaborato a partire dal DUVRI STANDARD di gara e deve essere allegato obbligatoriamente all’OF.

Il corrispettivo minimo per gli oneri interferenziali della sicurezza, in caso di mera accettazione del DUVRI standard per implicita valutazione di assenza di ulteriori rischi/aggravi di rischio, è calcolato come da Capitolato/DUVRI Standard a partire dal canone non ribassato ma ottenuto con i prezzi a base d’asta.

• L’Ente contraente invia la RPF al Fornitore e, per conoscenza, al Soggetto Aggregatore;
• Nei 5 gg successivi al ricevimento il Soggetto aggregatore comunica all’Ente e al Fornitore la legittimazione alla adesione;
• Il Fornitore, entro 10 giorni, comunica all’Ente in forma scritta la correttezza e completezza della RPF e la possibilità di aderire o meno alla convenzione in relazione alla capienza del massimale (fatto salvo l'esito positivo del sopralluogo) proponendo una data per il sopralluogo, da iniziare congiuntamente al referente dell’Ente entro 15 giorni, salvo diversi accordi tra le parti;
• Il sopralluogo viene concluso entro i termini di cui al Capitolato e il Fornitore predispone ed invia all’Ente il PDS, modificabile su richiesta dell’Ente con procedura e tempistica come da capitolato;
• Entro 15 giorni dal ricevimento del PDS l’Ente può approvare il PDS mediante sottoscrizione per accettazione senza richiedere modifiche, ovvero richiedere eventuali motivate modifiche a mezzo del proprio referente. Il Fornitore, recepite le osservazioni, deve predisporre e inviare una nuova versione di PDS che l’Ente può approvare mediante sottoscrizione per accettazione, emettendo quindi OF, ovvero su cui può formulare ulteriori osservazioni che comporteranno un'ulteriore e ultima versione del PDS, da redigere e consegnare per l'approvazione da parte dell'Ente. I termini per la procedura di modifica sono definiti in apposito articolo del capitolato: ove l’Ente, entro i termini sopraindicati, non dia riscontro, il PDS non si intenderà approvato e decadrà la priorità acquisita con la RPF;
• L’Ente, una volta accettato il PDS, dispone con determina o altro atto analogo l'affidamento diretto al Fornitore in adesione alla convenzione, acquisendo un CIG derivato collegato al CIG padre acquisito dal Soggetto aggregatore e approvando il PDS. Nel quadro economico dell’adesione l’Ente contraente deve tenere conto dei costi per l’incentivo per funzioni tecniche spettante al Soggetto Aggregatore.
• Successivamente l'Ente emette l'Ordinativo di Fornitura, cui è allegato il DUVRI, che in quanto contratto attuativo è controfirmato dal Fornitore e, unitamente al provvedimento di adesione alla convenzione, lo trasmette al Soggetto Aggregatore secondo le modalità indicate alla pagina dedicata di ciascuna convenzione.

La convenzione è il contratto normativo stipulato tra il Soggetto aggregatore e il Fornitore aggiudicatario individuato a seguito della gara, che regola preventivamente i rapporti futuri tra il Fornitore e gli Enti contraenti tramite l'emissione di OF di cui costituirà parte integrante, esplicando su di essi i propri effetti anche se scaduta.

L’ordinativo di fornitura è, invece, il contratto attuativo tra singolo Ente contraente e Fornitore, in adesione alla Convenzione di cui sopra.

Convenzione e OF hanno durate diverse e prestabilite. Per durata della Convenzione si intende il periodo in nel corso del quale gli Enti contraenti possono aderire tramite l’emissione di OF o di OAF comunque regolati e disciplinati dalla Convenzione.

Quindi, ad esempio, se un OF di durata di 2 anni viene emesso in prossimità della scadenza della Convenzione, l’OF stesso sarà comunque regolato per tutta la sua durata dalla Convenzione medesima, alla quale, tuttavia, non è più possibile aderire con nuovi OF dopo la scadenza.

La durata degli OAF non può eccedere la durata degli OF, di cui costituiscono contratti modificativi/integrativi: dunque il loro termine di scadenza coincide con quello dell’OF quale che sia il momento in cui sono stati emessi.

PER LE GARE BANDITE FINO ALL’1/07/2023

Ai sensi dell'art. 113 del D.Lgs. n. 50/2016, come poi declinato in ciascun capitolato, all'atto dell'adesione alla convenzione l'Ente Contraente dovrà corrispondere al Soggetto Aggregatore, ovvero accantonare in favore del medesimo, nelle more dell'adozione del proprio regolamento sugli incentivi per funzioni tecniche, risorse corrispondenti nella misura massima di un quarto dell'incentivo previsto dal comma 2 del citato articolo, da destinare ai componenti del gruppo di lavoro (comma 3) ed al fondo per l’innovazione (comma 4). Qualora non immediatamente consentito in base al proprio rispettivo ordinamento, l’Ente accantonerà le medesime risorse in favore della Città metropolitana, fatto salvo l’impegno alla futura corresponsione.

A tal fine l’Ente contraente chiede al Fornitore di evidenziare in PDS l’importo complessivo al lordo del ribasso d’asta, che costituisce la base di calcolo dell’incentivo.

PER LE GARE BANDITE DAL 2024

Ai sensi dell'art. 45 del d.lgs. 36/2023, come poi declinato in ciascun capitolato, all’atto dell’adesione, l'Ente Contraente dovrà corrispondere alla Città metropolitana, nella sua qualità di Soggetto Aggregatore risorse corrispondenti a una quota pari al massimo a un quarto dell'incentivo previsto dal comma 2 del citato articolo, da destinare ai componenti del gruppo di lavoro ed al fondo per l’innovazione. Qualora non immediatamente consentito in base al proprio rispettivo ordinamento, l’Ente accantonerà le medesime risorse in favore della Città metropolitana, fatto salvo l’impegno alla futura corresponsione.

A tal fine il Fornitore evidenzia in PDS l’importo complessivo al lordo del ribasso d’asta, che costituisce la base di calcolo dell’incentivo.