La campagna di comunicazione "Bologna. Una provincia, cento musei"- realizzata a partire dal 2004, a seguito dello studio di fattibilità del Sistema museale provinciale elaborato nel 2003 - propone un approccio nuovo alla visita attraverso cinque percorsi (l'Archeologia, le Arti, la Storia, le Scienze, l'Identità) e tre itinerari (la Città, l'Appennino, la Pianura). I materiali promozionali – utilizzabili anche per la dotazione dei punti informativi previsti in ciascun museo dalla Direttiva regionale sugli standard di qualità degli istituti culturali - comprendono:

• un sito web, comprensivo della guida on line
• una guida generale a stampa
• mini guide tematiche a stampa
• una cartoguida in formato tascabile
• un manifesto

Il  sito web dei Musei è stato realizzato in collaborazione con il SOISI come parte del portale Cultura in Provincia (dedicato agli istituti culturali) dall'aprile 2004; dal 2011 è parte del portale dedicato ai Distretti culturali del territorio. Il sito comprende una sezione su attività e progetti del Sistema museale provinciale, un “cartellone” degli eventi culturali del territorio e la Guida ai musei. La Guida consente una ricerca “incrociata” per percorsi e approfondimenti tematici e itinerari geografici attraverso un ampio database e cartine geografiche interattive e georeferenziate; ogni istituto è presentato da una scheda sintetica (descrizione, sede, servizi, condizioni d’accesso anche per i disabili, trasporti pubblici), da una galleria di immagini e da una scheda introduttiva alla visita stampabile e plastificabile, che potrà essere portata con sé dai visitatori o messa a disposizione degli utenti dagli stessi musei, supplendo così alla mancanza di materiali informativi.

La guida cartacea è stata stampata in 10.000 copie e distribuita presso i musei e in libreria. La cartoguida, in formato tascabile, è stata distribuita in 600.000 copie presso i musei, le biblioteche, le scuole, le associazioni culturali, gli Urp e gli IAT; grazie a un accordo con Coop Adriatica, è stata inoltre allegata al numero di aprile 2004 della rivista “Consumatori” inviata a tutti i soci del territorio provinciale, ai quali sono stati inoltre riservati per un anno l’accesso a condizioni vantaggiose presso venti musei del Sistema ed iniziative particolari.

La campagna promozionale ha previsto un inedito censimento iconografico  degli istituti e del loro patrimonio, attraverso una campagna fotografica realizzata in collaborazione con l’Ufficio Stampa dell’Amministrazione.

Accanto ai materiali promozionali, le attività del Sistema prevedono iniziative divulgative per il pubblico e le scuole e corsi di aggiornamento rivolti agli operatori museali.